Les fonctionnalités, en détail
Neuf blocs qui forment un seul produit, pensé pour les loueurs d'engins et les entreprises BTP dont les machines travaillent sur les chantiers des autres. Tout ce qui suit est inclus dans la licence : il n'y a pas de module « en option » caché derrière.
64
engins au parc
24
en location aujourd'hui
8
en maintenance
9
maintenances dues (≤ 100 h)
Retour en retard : CAM-007, chantier « Voirie de Bonanjo » : 3 jours de retard, client relancé
Vidange due sous 40 h : PEL-004 : bon de travail préventif généré pour l'atelier de Douala
Parc d'engins, organisé par dépôt
Vos dépôts structurent le registre : chaque engin y a sa fiche complète : code unique, type (pelle, chargeuse, bulldozer, camion benne, grue, groupe électrogène, compacteur, niveleuse), marque et modèle, immatriculation, numéro de série, année, compteur d'heures moteur, état (disponible, loué, en maintenance, en transit, hors service), photo. La liste se filtre par dépôt, type et statut ; la recherche retrouve un engin par son code, son immatriculation ou sa marque.
- ✓Fiche complète par engin, avec photo et carnet d'historique
- ✓Compteur d'heures moteur suivi : la référence de la maintenance
- ✓Filtres par dépôt, type et statut ; recherche code et immatriculation
- ✓Export CSV du registre, au même format que l'import
Locations et planning : le cœur du métier
Un contrat de location lie un engin, un client et un chantier : dates de départ et de retour prévu, tarif journalier, caution, opérateur éventuel. Le départ et le retour font l'objet d'un état des lieux (compteur relevé, état décrit, photo à l'appui)qui ferme les discussions. Les prolongations repoussent la fin prévue en un geste. Et surtout : un engin déjà loué sur une période qui se chevauche ne peut pas être réservé une deuxième fois (le conflit est refusé à la saisie, avec le contrat en conflit. Le planning montre la disponibilité de tout le parc sur 4 semaines.
- ✓Contrats numérotés, états des lieux de départ et de retour photographiés
- ✓Conflits de réservation détectés et refusés, contrat en conflit affiché
- ✓Prolongations en un geste, retards de retour signalés partout
- ✓Planning du parc sur 4 semaines, par dépôt
- ✓Litiges simples notés sur le contrat
QR codes : la bonne fiche, sur le chantier
Chaque engin reçoit une étiquette QR imprimable depuis sa fiche. Sur le chantier, le mécanicien ou l'opérateur la scanne avec la caméra de son téléphone et arrive directement sur la bonne machine : son compteur, sa prochaine vidange, son contrat en cours. Le code est aussi écrit en clair sous le QR, pour la saisie manuelle quand le réseau ou la lumière manquent.
- ✓Étiquette QR générée par engin, prête à imprimer
- ✓Scan par la caméra, saisie manuelle du code en repli
- ✓Le scan ouvre la fiche, le compteur et le relevé d'état
Interventions : de la panne signalée au compte-rendu
Une panne est signalée en nommant le composant (moteur, hydraulique, transmission, électrique, pneus/chenilles, structure)depuis le bureau, la fiche de l'engin ou automatiquement depuis un relevé terrain « en panne ». Elle devient un bon d'intervention assigné à un mécanicien. La clôture exige le concret : compte-rendu, temps d'arrêt de l'engin, compteur relevé, coût et pièces utilisées, qui sortent du stock du dépôt au même moment. Si la pièce manque, la clôture est refusée avec le motif : jamais de stock négatif, jamais d'intervention « réglée » sans trace.
- ✓Signalement par composant : moteur, hydraulique, transmission, électrique…
- ✓Assignation à un mécanicien, statuts ouvert / en cours / clôturé
- ✓Clôture : compte-rendu, temps d'arrêt, compteur, coût, pièces consommées
- ✓L'engin en maintenance redevient disponible à la clôture
Entretien programmé : aux heures moteur, pas au calendrier
Un engin ne vieillit pas en jours mais en heures de travail : vidange toutes les 250 heures, révision des 1 000 heures, graissage… Chaque plan suit le compteur de son engin et remonte 100 heures avant l'échéance : puis en dépassement, au tableau de bord comme sur la page Entretien. Le bon de travail se génère en un clic ; sa clôture, avec le compteur relevé, fait avancer l'échéance d'une périodicité. Plus aucune vidange oubliée parce qu'elle tombait pendant une location.
- ✓Échéances en heures moteur, par engin et par tâche
- ✓Alertes 100 h avant l'échéance, dépassements en rouge
- ✓Bon préventif généré en un clic, sans doublon possible
- ✓Échéance suivante recalculée au compteur relevé à la clôture
Opérateurs, permis et carburant suivis
Les chauffeurs et opérateurs du loueur s'assignent aux locations qui partent avec chauffeur ; leurs catégories de permis et leurs dates d'expiration sont suivies, avec alerte 90 jours avant l'échéance. Côté carburant, chaque plein est enregistré par engin (litres, montant, compteur relevé, station)et la consommation en litres pour 100 heures se calcule entre deux pleins : un écart inhabituel signale un vol, une fuite ou un compteur à vérifier.
- ✓Opérateurs assignables aux locations, permis et échéances suivis
- ✓Pleins par engin : litres, coût, compteur, station
- ✓Consommation en L / 100 h par engin : les écarts se voient
Stock de pièces et facturation de suivi
Le catalogue de pièces est commun (filtres, courroies, flexibles, pneus…), les quantités vivent par dépôt : entrées, sorties liées aux interventions, transferts entre dépôts et ajustements, chaque mouvement daté et signé. Et côté argent : le montant de chaque location se calcule tout seul (jours loués × tarif journalier)les encaissements se saisissent en interne (espèces, mobile money, virement ; aucune passerelle branchée, le logiciel ne touche pas à l'argent), le restant dû et la liste des impayés restent à jour en permanence.
- ✓Quantités par dépôt, seuils d'alerte, valeur du stock en temps réel
- ✓Montant dû automatique : jours × tarif, par location et par client
- ✓Encaissements tracés, restant dû et impayés toujours à jour
- ✓Aucune sortie de stock sans trace : intervention ou motif
Tableau de bord et rôles par métier
La direction voit tous les dépôts sur un écran : taux d'occupation du parc, revenus de location et restant dû, engins immobilisés, maintenances à venir, retours en retard, alertes de stock. Les rôles épousent l'organisation réelle : direction (tout), gestionnaires de parc (les engins et les locations), mécaniciens (leurs interventions et leurs relevés), chauffeurs-opérateurs (leurs affectations), comptable (les encaissements et les rapports). Chaque action importante est consignée au journal, au nom de son auteur.
- ✓Vue par dépôt : engins, occupation, revenus, maintenance, stock
- ✓Rôles : direction, gestionnaire de parc, mécanicien, opérateur, comptable
- ✓Journal des actions, encaissements et imports compris
Import de vos fichiers, en libre-service
Votre parc et vos locations vivent aujourd'hui dans des fichiers Excel ? Vous les importez vous-même (ou vos informaticiens), quand vous voulez : le fichier est relu ligne par ligne dans un aperçu, vos mots (« pelle sur chenilles », « en location », « au garage ») sont raccordés à ceux du logiciel avec votre validation, puis une confirmation explicite précède l'écriture. Le fichier des locations retrouve chaque engin par son code et crée les clients au passage. Chaque import forme un lot identifiable, annulable depuis l'historique : les lignes déjà utilisées sont conservées et signalées, jamais supprimées en silence. Nous vous montrons comment faire ; la mise en ordre de vos fichiers reste chez vous.
- ✓Deux fichiers : le parc d'engins, puis les locations
- ✓Aperçu complet et double validation avant écriture
- ✓Clients créés à la volée par le fichier des locations
- ✓Raccordement de vos termes, confirmé par vous
- ✓Lots réversibles, journal nominatif, guide client pas à pas fourni
Et sur le téléphone du mécanicien
L'application terrain est une application web installable (Android et iPhone, sans store) : tournées du jour, scan QR, relevé d'état avec photo, états des lieux au départ et au retour des engins, envoi différé quand le réseau manque. C'est elle qui alimente le carnet de l'engin en preuves datées.
Voir la démonstrationEAM Engins · Terrain
Mes tournées : Douala
3 engins à vérifier · 2 interventions assignées
PEL-004
Pelle hydraulique 20 t : chantier de Bonanjo
Scanné à l'instant · Compteur : 4 860 h · Vidange due sous 40 h
État constaté
Intervention créée automatiquement et assignée au chef d'atelier.
Hors-ligne : l'envoi partira dès le retour du réseau.